Byte av It System till Polaris
Styrelsen för Aurora har beslutat att följa Distriktets rekommendation att byta It system från Club Admin till Polaris.
Efter förfrågan till medlemmarna i höstas har vi efter styrelsebeslut valt Polaris.
Konverteringen till Polaris är uppstartad på distriktsnivån och vi har också innan vi tog beslutet fått en beskrivning om hur kostnadsbilden kommer att se ut för oss som valt Polaris bl.a tar distriktet kostnaden för övergång och migrering.
Kostnaden för distriktet kommer ju att läggas på medlemsavgift till distriktet men som prognosen såg ut skulle Polaris förutom engångskostnaden vid övergång inte bli
högre än för nuvarande systemutan snarare lägre.
Det som är oklart just nu är hur kostnaderna kommer att se ut för dom som väljer Club Runner efter som dom står utanför distriktet inriktning.
Nedan följer en beskrivning på hur övergången skall gå tillÖversiktlig implementeringsplan
· Fas 0 = Januari till slutet mars.
o Rättning & justering av den svenska översättningen av texter i Polaris.
- Översättningen är beställd
· Fas 1 = December till 5e mars.
o Etablering av infrastruktur för de 4 svenska distrikten.
o Utveckling och test av migreringsverktyget.
o Första migreringen.
o Påbörja utbildning av DITSar (Distriktets It samordnare).
· Fas 2 = 7e mars till 20e maj.
o Utbildning av DITS i testsystemet
o Repetitiva migreringar och förbättring av migreringsverktyget.
o Förbättring av översättningen till svenska.
o Utbildning av klubbarnas IT-samordnare + övriga intresserade.
· Fas 3 = 20 maj till 25 maj
o ClubAdmin stängs
o Initiering av Polaris produktionsmiljö
o Migrering av data till Polaris produktionsmiljö
· Go-Live = 26e maj 2022
Den 27 januari fick vi en uppdatering från Distriktets ansvariga;
Vi kommer att migrera över samtliga klubbar i distriktet till Polaris så att alla får möjlighet att delta i utbildningen av Polaris.
Som jag skrev till er i slutet av förra året så skulle översättningen till svenska påbörjas och den är nu så gott som klar. Det enda som återstår är ett tiotal ord som vi behöver kunna se i sitt sammanhang för att översättningen ska bli riktig.
Den 1 och den 16 februari påbörjas den första delen av utbildningen på det nya systemet för oss DITSar. Vi kommer då att utbildas med presentation av systemet med hjälp av PowerPoint bilder. Planen är sen att vi i början av mars kommer få tillgång till systemet för ’HandsOn’ utbildning.
Från den 18 april planerar vi att påbörja utbildning av er i klubbarna. Det blir då en blandning av PowerPoint och HandOn utbildning.
Vi har tänkt bjuda in årets IT-samordnare och sekreterare samt nästa års IT-Samordnare och sekreterare till utbildning.
Distriktet håller också på att ta fram ett GDPR-avtal för Polaris, vilket är ett lagkrav för den här typen av medlemssystem där personuppgifter lagras. GDPR avtalet kommer att motsvara det som ni idag i klubben har tecknat med SRS (Svensk Rotary Service)avseende ClubAdmin.
Arne Larsson
It-ansvarig Aurora
